人に何かを説明することについて

7月以降、別の職場に移動する。

その前に引き継ぎを行う必要がある。

リモートワークで、画面共有をしながら行う。

その経験が圧倒的に不足していると感じているので、記事を書いて備えておきたい。

人に何かを説明するを分解する

画面共有で説明する場合を考えよう。

伝えたいことを分割して説明する。

自分が分かっていること = 相手が分かっていること

ではない。

それに注意しよう。

コミュニケーションの要素も含まれる。

相手の理解を確かめる時間も必要。

今の内容で質問ありますか？

という問いが有効だろう。

相手にマイクを渡す。

緊張に対する対処も必要。

なぜ緊張するのか？

自分1人で仕事しているときは緊張しないはず。

慣れてないからではないだろうか？

ということは、リハーサルを行い、慣れればいいだろう。

プロのアーティストでも本番前にはリハーサルを行う。

事前のシミュレーションをしておくと、リアルタイムの相手の反応や、自分自身の心の状態に集中できる。

具体と抽象

具体と抽象を意識するのも大事。

自分が分かっていることを具体的に説明する。

とはいえ、あまりにも具体的すぎると時間がかかり過ぎてしまう。

だから、適切な具体度で、相手の理解を確かめながら、ポンポンと話を前に進めていく。

例えば、HTMLを全く知らない人に説明するとしよう。

WEBページの構造を作っているマークアップ言語。

という説明で伝わるだろうか？

その言葉だけではなく、実際の画面でHTML自体を見せた方が伝わりやすいだろう。

それだけではなく、CSSと組み合わせてWEBページを作って行ったりした方がいいだろう。

検証ツールを使って、実際のWEBサイトのここがH2というように解説すると、より具体的な説明になる。

言葉は抽象的なので、その物事についての理解の深さによって、人それぞれその言葉を聞いた時に頭に思い浮かべるイメージが異なる。

だから、抽象度を下げて解説する必要がある。

自分で作った資料は、受け手にとっての最適な抽象度であるとは限らない。

でも、あまりにも具体的に書きすぎると時間がかかり過ぎて、終業時間内に他のやるべきことがあるなかで、終わらせることができない。

だから、ある程度抽象的に、全体的に書くといいだろう。

説明する時には、相手の理解を確かめながら、相手に合わせた具体度で説明していく。

MECEを意識するのも重要。

漏れなくダブりなく。

まずは、漏れなく。

口頭説明では多少ダブってもいい。

相手も一言一句、集中して聞いてくれるわけではない。