電話応対のコツ

はじめに

ゆっくり話すことで、メモを取る余裕が生まれる。

電話を取った直後は、交感神経が優位になっているので、息を吐く。

他の人の話し方と比較しないように意識する。

自分のベースの話し方を大事にする。

それを改良していけばいい。

外側のざわつきではなく、内側のメンタルモデルに集中する。

目を瞑ることで、視覚情報をシャットアウトして、用件に集中する。

会社名と名前を復唱しながらメモを取る。

最後に確認を入れる。

自分が対話の主導権を握る。

メモは単語をざっくりと書く。

相手の話の中にある単語をおうむ返しすることで、理解を深める。

すぐに回答できない場合、電話番号と用件を確認して折り返す。

電話対応の後は、水を飲んだり、息を吐いたりといった副交感神経を優位にさせる活動を行う。

電話があった時刻と会社名と担当者と用件をExcelにまとめて、傾向をつかむ。