情報の一元化をマスターしたい

今やってることが正しいかどうか確かめるために、過去のチャット内容とかを確認することがある。

その探す作業に結構な時間を要している。

エクセルファイルなどに欲しい情報が一元化されていたら一瞬でアクセスできる。

情報の一元化を実現するための方法について模索していこう。

検索ワードから考える

一番左の列をその情報にアクセスするための検索キーワードにしよう。

例えば、品川の人口に関する情報だとしたら、「品川 人口」と書く。

仕事で品川の人口を扱うことはないが、例として挙げさせてもらった。

one noteで事足りる？

情報の一元化といえば、one noteなのかもしれない。

検索にも対応しているから、知りたい情報にアクセスすることもできるだろう。

最近作成した情報の一元化エクセルシートを公開

最近、ちょくちょく進めている「情報の一元化」エクセルを公開する。

検索キーワード、情報、情報ソースというシンプルな構成にしている。

今回情報ソースに指定したのは、こちら。

仕事では、teamsのチャットURLを記入したり、エクセルファイルの格納先を記入している。

情報の一元化を行う必要性

社内の情報は、エクスプローラーに体系的に整理されてはいるだろう。

しかし、今の自分の仕事を進めるにあたって必要な情報は、かなり限定的だ。

膨大な社内の情報から、自分が必要な情報にアクセスするには、意外と時間がかかる。

探す時間の無駄は必ず発生する。

また、ミーティングで決まったことをベースに仕事をしていく必要がある場合、必ずしも資料に落とし込まれているわけではない。

決定事項は生き物のようにころころと移り変わる。

記憶力がいい方は、全て覚えていられるだろう。

残念ながら自分は記憶力がいい方ではない。

正確には、自分の興味がないことは覚えられない。

仕事の情報は覚えておくべきだという意見があるのは頷ける。

覚えていないと死ぬと思えば、覚えていられるのかもしれない。

しかし、仕事ではいろんな情報があって、全ての情報を覚えておくのは不可能だ。

それができたら東大に行っていた。

だから、記録しておこう。

先ほどの情報の一元化エクセルは一例だ。

ご自身にあったやり方で、社内の膨大な情報を一つの場所にまとめていってほしい。

検索しやすいことが大事。

〇〇ってなんだっけ？

上記のような疑問が湧いた時、〇〇の部分を「検索キーワード」列でフィルターしたら、目的の情報にアクセスできるようにしておこう。

覚えておくのが最強

一番早いのは覚えておくこと。

何回も「〇〇ってなんだっけ？」と、「〇〇だった！」を繰り返していけば、記憶が強固なものになるはず。

皆さんもパソコンのロックを解除するパスワードは、最初はメモを見ながら記入していたとは思う。

しばらくすると、何も見ずにささっと入力しているだろう。

自分の名前は、なにも見ずとも書けるはずだ。

それは繰り返し使用することで、記憶が強化されているから。

一番早いのは覚えておくことだが、覚えるのに時間がかかる自分のような人もいる。

だから、一元化シートにまとめておこう。