Redmineで共有タスクをクローズしないように気を付ける

先週のリモートワーク中に、Redmineの「年休取得」タスクを自分の分だけ完了したつもりでクローズしたところ、全体の共有タスク自体が消えてしまう事態になった。後から知ったことだが、このタスクは「共有タスク」と呼ばれ、複数人で使い回す仕組みになっていたようだ。

共有タスクの注意点

Redmineでは、特定のタスクを複数のメンバーで共有している場合、そのタスクは全員が参照・使用するものとなっている。つまり、自分がタスクを「完了」としてクローズしてしまうと、他のメンバーの画面からもそのタスクが見えなくなり、タスクを再利用するためには再作成が必要になる。これはプロジェクトの運用に支障をきたす恐れがあり、チーム全体に迷惑をかけてしまう。

共有タスクかどうかを判別する方法

共有タスクか個人タスクかを見極めるには、次のようなポイントをチェックするのが有効だ：

• 担当者が未設定、または複数人である → 担当者が空欄、または特定の1人でなければ、共有の可能性がある。
• タイトルや説明に「共有」「共通」「全員用」などの表現がある → 共有目的で作られていることを示している。
• ウォッチャーが複数登録されている → 関係者が多く、全体に関わるタスクの可能性が高い。
• カテゴリが「共通業務」「勤怠関連」など全社・全体向けである → ルールとして共有タスクになっていることがある。
• 履歴タブに複数メンバーの操作履歴がある → 他の人もコメントや変更を行っていれば、共有性が高い。
• 判断に迷う場合は、周囲に確認を取る → 一言確認するだけでトラブルは防げる。

今後の対策

今後は、上記の観点からタスクの性質をしっかりと見極めたうえで操作を行うようにする。特に共有タスクと判断した場合は、自分の判断でクローズせず、管理者やチームリーダーに確認する習慣を持ちたい。チームでのツール運用においては、個人の行動が全体に影響することを忘れずに行動したい。