パソコンの画面を見せながらお客様の課題をヒアリングするのは難しい

私は普段、自動車の部品メーカーに派遣されて、自動車会社の居眠り運転防止システムの仕様書を作成している。

外部に向けて「こういう製品をいついつまでに作成しますよ〜」といったことを説明した資料をもとにして、ベースとなっている2022年に発売された製品の仕様書から、改版をしていっている。

先輩社員にZOOMで、「資料をもとにしてこんなふうに進めています」というのを共有するのだが、それが難しい。

この記事では、難しい理由と、対策について述べていく。

同じように、お客様とのやり取りで苦労している人に刺さるような記事が書けたらと思う。

仕事の共有が難しい理由

相手の前提と自分の前提が異なるというのが、自分がこれまでに進めてきた仕事を共有するのが難しい理由だ。

お互いに見ている景色が違う。

それをコミュニケーションによって埋める必要があり、そのためのミーティングなのだが、相互理解のスキルが求められる。

相互理解のスキルとは、自分が伝えたいことを理解してもらうこと。

そして、こちらが理解したことを相手に示すこと。

一方的に準備した内容を話すなら楽だ。

しかし、相手の反応が見えないため、相手のニーズに答えることができるのか疑問が残る。

かといって、全く準備しないのは、相手の時間を奪うだけになってしまう。

いや、相手と一緒に考えることで、課題の共有ができていいのかもしれない。

今に集中することが求められる。

時間は限られているから、全て完璧に認識を揃えることはできないと思った方がいい。

対策

完璧主義を捨てよう。

限られた時間の中で、ベストを尽くせば、御の字だ。

ミーティング前に、準備することとしては、優先順位を付けるということが挙げられる。

ただし、自分の思惑通りにミーティングが進むわけではない。

相手の意向を汲み取るのが大事だ。

ミスチルのfanfareにあるように、「答えはいつも風の中にある」

風とは、ミーティング前に準備した資料ではなく、ミーティング中に自分が考えていることや、相手の発言、相手の様子、相手が考えていそうなこと、相手の感情・自分の感情だ。

それに集中して、一緒に議論していけば大丈夫。

今に120%集中できるように、自分の集中力の限界を見極めて、全力で休もう。

仕事中は、周りにあまり話したことがない人も多く、交感神経が優位になりやすい。

過集中で、スクリーン時無呼吸症候群になってしまう恐れもある。

副交感神経が優位になるには、5分ほどかかる。

だから、5分以上は休むようにしよう。

深呼吸してほしい。

そうすれば、副交感神経が優位になって、リラックスできるだろう。

仕事に集中するときに、交感神経が優位になると思うが、副交感神経とのバランスが取れて、仕事に集中できるはずだ。

今回のテーマで言うと、ミーティングに集中できるようになるはず。

時間帯を工夫するのもいいかもしれない

昨日、17:30からのミーティングをおこなったが、上手くいったという実感がなかった。

それは、7:30働いた後だったからかもしれない。

昨日の13:00からのミーティングでは割とうまくいった。

それは、昼休み明けで気力に余裕があったからかもしれない。

人と話すのが億劫ではないという方は、疲れている時間帯にミーティングをセットするのもありだ。

「昼頃の疲れたときにミーティングなどの人と話す仕事を入れましょう」と言ってる本の著者も多くいる。

しかし、私のように人と話すと緊張して交感神経が優位になりやすい人は、午前中や、昼休み明けなどの気力に余裕がある時間帯にミーティングをセットするのがいいだろう。

美容院も午前中の方が、美容師さんとの会話でうまく話せたという実感がある。

会話しない人も多いとは思うが、美容師さんとの会話はある程度行った方がメンタル的にいいと思う。

美容室を出るときに、うまく話せたという実感があったほうが、残りの一日の時間を気持ちよく過ごせるはずだ。