業務で学んだWordの小技

私は現在、DMS（Driver Monitoring System）のテストエンジニアをしています。

仕様書を作成するという業務も行なっており、その時にWordを使用します。

体裁を整えたりする時に、ああしたいこうしたいと思うことが出てきて、ググりながら進めていきました。

その経験を通して身につけたWordの小技を記事にまとめていきます。

スペースキーで左端を揃えようとして上手くいかない…そんなとき

ルーラーが設定されていると、スペースキーで左端を揃えようとしても左側の空間がかなり空いてしまうことがあります。

表示をクリックした後に、ルーラーにチェックを入れるとルーラー（定規）が表示されるはずなので、このルーラーを調整して左端の位置を整えていきましょう。

参考: Word でルーラーを使用する – Microsoft サポート

変更履歴を残す方法

私は仕様書の作成を行う時に、変更履歴を残して関係者に説明する時に活用しました。

変更履歴を残すには、リボンの校閲タブをクリックし、変更履歴の記録を選択します。

参考: Wordの変更履歴の使い方（校正の記録や削除の方法など）｜Office Hack

削除や追加の履歴が残るようになります。

変更履歴を確認する時は、以下2つのモードを選べます。

• すべての変更履歴を表示
• シンプルな変更履歴

この2つは、左側にある線をクリックすることでも切り替え可能です。

線が赤い時は、シンプルな変更履歴を表示していて、グレーの時は、すべての変更履歴を表示しています。

シンプルな変更履歴は、変更箇所だけが分かるのに対し、全ての変更履歴は過去に変更を加えた箇所が全て表示されます。

すべての変更履歴でごちゃごちゃして見にくいなと感じたら、シンプルな変更履歴に切り替えるようにしています。

逆にシンプルな変更履歴にしているときに、「過去の変更履歴をすべて確認したい」と思った時は、すべての変更履歴に切り替えています。

2つのファイルを結合（マージ）したい時

2人で別々のファイルに加えた変更を1つにまとめたいと思ったことがありました。

その時は、Wordの結合機能を使いました。

ただし、一方のファイルにもう一方が継ぎ足されるということになってしまったので、同じ箇所を変更しないようにする必要があります。

以下の手順で複数のファイルを結合します。

1. 挿入タブを選択
2. オブジェクトのドロップダウンメニューを選択
3. 「ファイルからテキスト」を選択
4. 結合したいファイルを選択

これで、選択した順番でファイルが結合されます。

参考: Word 文書を結合する方法 – Office | Microsoft Learn

ヘッダーの下に空白ができてしまう・・・そんな時

wordにはヘッダー、フッターという機能があります。

ヘッダーは上の方にある情報のことで、全てのページに共通して表示されています。

そのヘッダーの下の空間が空いてしまうということがありました。

そんな時の対処法を紹介します。

空いている空間のフォントサイズを1にすることで、ヘッダー下の空白が無くなります。

前任者もこの方法で、ヘッダー下の空白を無くしていました。

空白のページが出来てしまった・・・そんな時

なぜか空白のページが出来てしまい、バックスペースを押しても空白のページが消えない・・・ということがありました。

そんな時は、右クリックを押したら表示されるメニューの「削除を反映する」をクリックしてから、バックスペースキーを押すと、空白のページを消すことが出来ました。

ただし、削除の履歴も消えてしまうので、履歴の確認が不要になった段階で行うようにするのが良さそうです。